⏰ Managementul timpului are beneficii majore pentru starea generala de bine, pentru productivitate, pentru sanatatea fizica si mentala si o calitate mai buna a vietii. Iata cateva strategii de gestionare a timpului care sa te ajute sa te organizezi mai eficient.
CUPRINS:
1. Ce este managementul timpului?
2. Importanta si beneficii
3. 10 Tehnici utile pentru managementul timpului
Ce este managementul timpului?
Cerintele vietii moderne ne obliga adesea sa facem mai multe lucruri in acelasi timp, sa avem mereu agenda incarcata si avem impresia ca niciodata nu e suficient timp. Gestionarea deficitara a timpului poate afecta performantele la locul de munca, relatiile cu cei din jur, sanatatea mentala si chiar sanatatea generala.
Managementul timpului este un sistem sau proces utilizat pentru a ne organiza sarcinile si proiectele zilnice. Desi metodele pot fi diferite, gestionarea corecta a timpului include anumite elemente, cum ar fi modalitati de planificare pe termen scurt si lung, precum si anumite ritmuri pentru indeplinirea sarcinilor. Unii folosesc agende, plannere si calendare, in timpul ce altii apeleaza la aplicatii de mobil sau diferite programe – sau combinatii ale celor doua. Indiferent de sistemul ales, trebuie adaptat la nevoile personale.
Importanta si beneficii
Uneori observam ca suntem mai productivi cand se apropie un deadline, dar nu e indicat sa lasam sa se formeze un obicei din asta. E esentiala optimizarea timpului pentru a evita stresul si burnoutul, dar si pentru a avea o calitate mai buna a vietii si un echilibru intre viata personala si cea profesionala.
De asemenea, managementul timpului ne ajuta sa profitam de fiecare zi fara a irosi timp, sa ne ducem la bun sfarsit sarcinile propuse, sa fim organizati si eficienti. Managementul eficient al timpului inseamna si mai mult timp pentru familie si prieteni si stare de spirit pozitiva. Ajuta si la imbunatatirea nivelului de autodisciplina. Autodisciplina construieste linia de baza care ne permite sa ne indeplinim obiectivele pe termen lung, fara a ajunge la epuizare. Managementul timpului ajuta mult la cresterea productivitatii. Stiti regula 80/20? Doar 20 % din ceea ce faceti in fiecare zi produce 80 % din rezultate. Productivitatea nu inseamna doar sa faci cat mai multe sarcini posibil. Este vorba despre realizarea lucrurilor care conteaza.
⌛ Managementul timpului este o abilitate pe care o putem invata. Nu este vorba despre talent sau abilitati innascute. Putem incepe oricand si sa ne stabilim obiceiuri pentru o viata mai buna.
Managementul timpului si stresul
Modul in care va gestionati timpul poate provoca sau ameliora stresul. Stresul poate fi interpretat ca pozitiv sau negativ, in functie de intensitate si frecventa. Stresul productiv sau pozitiv este o cantitate controlata de stres care produce o stare constanta de alerta care ne poate ajuta sa ne concentram, dar fara efecte secundare. Stresul negativ ne poate coplesi si nu reusim sa ne atingem obiectivele.
Stresul face ca organismul sa secrete adrenalina si cortizol, hormonul stresului responsabil de raspunsul „lupsa sau fugi”. Doar cantitatea potrivita de adrenalina ne poate ajuta sa devenim mai productivi. Cu toate acestea, nivelurile ridicate de stres pentru perioade prelungite pot avea efecte fizice periculoase, inclusiv hipertensiune arteriala, anxietate si boli de inima. Stresul cronic afecteaza digestia, creste ritmul cardiac si creste nivelul de insulina din sange.
Managementul timpului si somnul 💤
Pentru multi adulti, somnul este adesea primul lucru care trebuie sacrificat intr-o perioada aglomerata sau stresanta. Cand nu dormim suficient, putem uneori sa indeplinim toate sarcinile, dar performanta generala va scadea. Cu toate acestea, gestionarea corecta a timpului poate impiedica acest lucru. Trebuie sa gasim un echilibru intre obligatiile familiale, obligatiile de la locul de munca, timp liber si somn. Odihna suficienta in fiecare noapte ne ajuta sa fim mai productivi a doua zi.
10 Tehnici utile pentru managementul timpului
Managementul timpului este procesul de utilizare a timpului pe tot parcursul zilei intr-un mod organizat pentru a permite o productivitate maxima. Iata 10 pasi care te pot ajuta sa iti organizezi mai bine timpul.
1. Stabileste obiective
Pentru a-ti gestiona timpul eficient pentru un stil de viata sanatos, trebuie sa ai niste obiective clare. Poti stabili obiective zilnice, saptamanale, lunare – sau chiar pe un an, 5 ani sau mai mult. Asigura-te ca obiectivele sunt realiste si specifice. ✍️ Nu uita sa le scrii in agenda si sa le rupi in obiective mai mici – in pasi mici. Ia-ti putin timp pentru a te gandi la obiectivele si prioritatile tale – personale, profesionale si familiale. Acest lucru te va ajuta sa iti faci un plan pentru gestionarea timpului. Dupa ce ai vazut „imaginea de ansamblu” a propriei vieti, gandeste-te la cateva obiective pe termen scurt si pe termen mediu care te pot aduce mai aproape de obiectivele generale.
Stabileste o limita de timp pentru a atinge anumite obiective mai mari sau mai mici. Setarea constrangerilor de timp pentru indeplinirea sarcinilor te ajuta sa fii mai concentrat si mai eficient. Efortul suplimentar de a decide cat timp trebuie sa aloci pentru fiecare te poate ajuta, de asemenea, sa recunosti potentialele probleme inainte ca acestea sa apara.
2. Liste de sarcini 📝
Cel mai simplu lucru pe care il putem face este sa ne stabilim o lista de sarcini. Riscul de a uita ceva este mult mai mare atunci cand pastram totul in minte. Cand notezi, creezi o reprezentare tangibila a sarcinii – mintea nu mai trebuie sa lucreze pentru a stoca aceste informatii. Cand ne bazam constant pe memoria noastra pentru a retine toate sarcinile si gandurile, este foarte usor sa devenim coplesiti, stresati si, din pacate, sa uitam.
3. Prioritizarea sarcinilor
Listele sunt importante si utile, dar prioritizarea este la fel de importanta. Ori de cate ori facem o lista de sarcini, exista intotdeauna un scop, un motiv pentru care dorim sa finalizam toate sarcinile enumerate. Prioritizeaza sarcinile intr-un mod care sa te ajute sa le completezi intr-un mod logic si in timp util. Astfel, lista va deveni productiva si organizata.
Ai grija sa organizezi sarcinile intr-un mod realist. Evita listele uriase si stabileste liste cu sarcini realizabile, in conformitate cu programul tau. Tine cont de rutina obisnuita si ia in considerare eventuali factori care pot interveni. Indiferent cat de organizat sau de pregatit ai fi, exista unele lucruri pe care pur si simplu nu le putem controla. Tine cont ca pot aparea situatii neprevazute si lasa putin spatiu in program pentru evenimentele neasteptate si sarcinile de ultim moment care nu sunt in program.
Pentru prioritizare poate fi folosita matricea Eisenhower ce tine cont de urgenta si importanta unei sarcini, folosind 4 cadrane (in care pot fi incadrate sarcinile):
- Cadranul 1 – sarcini importante si urgente (importante, care trebuie facute imediat);
- Cadranul 2 – sarcini importante, dar non-urgente (importante, dar nu trebuie facute imediat);
- Cadranul 3 – sarcini non-importante, dar urgente (nu sunt urgenta ta si nu te ajuta sa iti atingi obiectivele, putand fi de obicei delegate);
- Cadranul 4 – sarcini non-importante si neurgente (factori ce distrag atentia – verificarea telefonului etc.)
4. Stabileste limite
Limitele sunt o parte importanta a starii de bine, deoarece asigura satisfacerea nevoilor de auto-ingrijire. Prin stabilirea si planificarea limitelor in jurul programelor de lucru, gestionarii timpului si a pauzelor, starea de bine incepe sa se imbunatateasca automat. Un exemplu de limita ar putea fi sa nu iti verifici e-mailurile dupa o anumita ora sau dupa ce ai ajuns acasa. Incearca sa separi viata profesionala de cea personala, chiar si cand lucrezi de acasa. Invata sa spui NU. Daca ai ajuns la punctul in care esti deja prea aglomerat sau pur si simplu vrei mai mult timp liber, invata sa spui NU. Ia in considerare prioritatile tale si pune in balanta inainte de a accepta sarcini noi.
5. Dezactiveaza notificarile de pe telefon si tablete
Incearca sa eviti amanarea si procrastinarea sau sa lasi lucrurile nefinalizate, pentru ca vor deveni o sursa de stres. Limiteaza timpul petrecut pe retelele de socializare si evita orice factori care iti distrag atentia. Accesul la retelele sociale nu a fost niciodata mai usor. Cu toate acestea, aceasta comoditate poate veni cu un pret. Dezactiveaza notificarile, pentru a nu-ti mai distrage atentia.
6. Importanta pauzelor
Pauzele sunt aspecte importante ale managementului timpului si ale starii de bine. Cand iti iei pauze in mod eficient, te asiguri ca lucrezi la capacitatea maxima si ca folosesti cat mai mult timp. Ia-ti pauze pentru mese si gustari, pentru a bea apa, pentru a face cateva miscari de stretching etc. Includerea pauzelor in programul de munca este o modalitate de a maximiza productivitatea.
7. Foloseste aplicatii sau tehnici de gestionare a timpului
Tehnica Pomodoro, creata de Francesco Cirillo, este un exemplu. Iata ce implica: trebuie sa alegi o sarcina ce necesita atentie deplina si nedivizata. Seteaza cronometrul timp de 25 de minute, timp in care te vei axa doar pe acea sarcina exclusiv, fara intreruperi. Lucreaza la sarcina pana suna alarma. Urmeaza o pauza scurta, de aproximativ 5-10 minute, apoi urmeaza alte 25 minute de concentrare pe sarcina. Dupa patru astfel de etape poti face o pauza mai lunga, de 20-30 minute.
De asemenea, iti poti monitoriza activitatea. Incearca sa iti notezi, cel putin 1-2 saptamani, toate activitatile desfasurate si durata lor. Astfel, vei putea estima cam cat timp aloci diferitelor sarcini si te vei putea organiza mai bine.
8. Evita multitaskingul
Desi ne poate da falsa impresie ca suntem mai productivi, in realitate e doar o iluzie. Creierul trebuie sa isi mute des si rapid atentia de la o sarcina la alta si pierdem energie si atentie. Concentreaza-te pe o singura sarcina la un moment dat, pentru mai multa productivitate si mai putin stres.
9. Dormi suficient si ai grija de tine
Somnul este un aspect foarte trecut cu vederea atunci cand vine vorba de productivitate si sanatate. Lipsa somnului afecteaza sanatatea, productivitatea si functionarea cognitiva. Asadar, incearca sa dormi aproximativ 8 ore pe noapte. In general, grija de sine este foarte importanta. Ai grija sa mentii un stil de viata activ (poti folosi un pedometru sau o aplicatie de mobil pentru a masura pasii, de exemplu), tine evidenta alimentatiei (si aici aplicatiile pot fi utile), petrece timp cu familia si prietenii, incearca sa iti faci timp pentru hobby-uri, activitati relaxante etc.
10. Ofera-ti recompense pentru indeplinirea sarcinilor
Poate fi vorba de un curs pe care ti-l doresti, ceva care sa te relaxeze, o carte, o iesire la cina, o vacanta etc. Recompensarea pentru atingerea obiectivelor este o forma de grija de sine si te ajuta sa te simti mai bine. Iti poti stabili chiar lista de recompense pe care sa ti le acorzi si sa muncesti pentru ele.
Referinte:
(1) https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC6379615/
(2) https://www.nhs.uk/mental-health/self-help/tips-and-support/time-management-tips/
(3) https://www.developgoodhabits.com/eisenhower-matrix/
(4) http://www.lifeoptimizer.org/2010/09/16/work-more-efficiently/
